副業の経費メモの作り方｜支出を整理する項目例つき

副業をしていると、作業に使ったツール代、書籍代、打ち合わせ費用、交通費など、さまざまな支出が発生することがあります。

こうした支出をあとから思い出そうとしても、「いつ」「何に」「いくら使ったか」が分からなくなることがあります。

そこで役立つのが、スプレッドシートやExcelで作る経費メモです。

この記事では、副業の経費メモに入れるべき項目や、支出を整理する方法を解説します。

なお、この記事で紹介する経費メモは、税務判断を行うためのものではなく、支出をあとから確認しやすくするための記録用メモです。経費として扱えるかどうかは、事業内容や利用目的によって異なるため、必要に応じて税理士などの専門家にご確認ください。

副業で経費メモを作っておく理由

副業では、売上だけでなく、支出もあわせて記録しておくと管理しやすくなります。

たとえば、以下のような支出が発生することがあります。

• 作業に使うソフトやツールの利用料
• デザイン素材や画像素材の購入費
• 学習用の書籍や教材
• 打ち合わせに使ったカフェ代
• クライアント訪問時の交通費
• サーバー代やドメイン代
• オンラインストレージやクラウドサービスの利用料

こうした支出を記録しておかないと、あとで確認したいときに探すのが大変になります。

経費メモを作っておくと、「いつ・何に・いくら使ったか」を一覧で確認できるようになります。

経費メモに入れるべき項目

副業の経費メモには、最初から複雑な項目を入れすぎる必要はありません。

まずは、あとから支出内容を確認しやすい項目を入れておくのがおすすめです。

項目	内容
日付	支出が発生した日、または支払った日を入力します。
内容	何に使った支出かを入力します。例：Canva Pro、書籍購入、交通費など。
カテゴリ	通信費、ソフトウェア、書籍・教材費、交通費など、あとから分類しやすい項目を入力します。
金額	支払った金額を入力します。
支払方法	クレジットカード、銀行振込、現金、交通系ICなどを記録します。
領収書の有無	領収書や明細があるかどうかを記録します。
事業利用メモ	何のために使った支出かを簡単にメモします。
月	月別に見返せるように、対象月を記録します。スプレッドシートやExcelでは自動表示にできます。
備考	補足情報や確認したいことをメモします。

特に大切なのは、内容、カテゴリ、金額、事業利用メモです。

金額だけを記録しても、あとから「何のために使ったのか」が分からなくなることがあります。

そのため、支出の内容と利用目的を簡単に残しておくと、見返すときに分かりやすくなります。

経費メモの項目例

経費メモは、以下のような形で作ると整理しやすくなります。

日付	内容	カテゴリ	金額	支払方法	領収書	事業利用メモ
2025/05/01	サーバー代	通信費	1,100円	クレジットカード	あり	サイト運営用
2025/05/05	Canva Pro	ソフトウェア	1,500円	クレジットカード	あり	テンプレ画像作成用
2025/05/10	書籍購入	書籍・教材費	2,200円	クレジットカード	あり	業務改善の学習用
2025/05/14	打ち合わせカフェ代	会議費	900円	現金	なし	案件相談の打ち合わせ

このように記録しておくと、あとから支出内容を確認しやすくなります。

ただし、ここで挙げているカテゴリはあくまで整理のための例です。実際にどのように処理するかは、事業内容や状況によって異なるため、必要に応じて専門家に確認してください。

よく記録しておきたい支出の例

副業では、以下のような支出をメモしておくと、あとから確認しやすくなります。

ソフトウェア・ツール利用料

画像作成ツール、動画編集ツール、タスク管理ツール、オンラインストレージなどを利用している場合は、月額料金や年額料金を記録しておきます。

例：

• デザインツール
• 動画編集ツール
• 文章作成ツール
• タスク管理ツール
• クラウドストレージ

通信費・サーバー関連

Webサイトやブログを運営している場合は、サーバー代、ドメイン代、メールサービスなどの支出が発生することがあります。

毎月発生する支出は、記録漏れが起きないようにメモしておくと便利です。

書籍・教材費

業務に関係する学習用の書籍や教材を購入した場合は、購入日、書籍名、金額、利用目的を記録しておくと、あとで見返しやすくなります。

交通費

クライアントとの打ち合わせや作業場所への移動などで交通費が発生した場合は、日付、移動目的、金額を記録しておきます。

打ち合わせ費用

打ち合わせでカフェやコワーキングスペースを利用した場合は、日付、相手、目的、金額を簡単にメモしておくと確認しやすくなります。

ただし、支出の扱いは状況によって異なるため、税務上の判断は専門家に確認してください。

カテゴリを決めておくと整理しやすい

経費メモを続けるには、カテゴリをあらかじめ決めておくと便利です。

毎回自由入力にすると、同じような支出でも表記がバラバラになりやすくなります。

たとえば、以下のような表記ゆれが起きることがあります。

• ソフト代
• ツール代
• ソフトウェア
• サブスク

表記がバラバラになると、あとからカテゴリ別に見返しにくくなります。

スプレッドシートやExcelで管理する場合は、カテゴリをプルダウンで選べるようにしておくと入力しやすくなります。

カテゴリ例

カテゴリ	記録する支出の例
通信費	サーバー代、ドメイン代、ネット関連サービスなど
ソフトウェア	デザインツール、動画編集ツール、クラウドサービスなど
書籍・教材費	業務に関係する書籍、講座、教材など
交通費	打ち合わせや訪問時の電車代、バス代など
会議費	打ち合わせ時のカフェ代、コワーキングスペース利用料など
素材費	画像素材、デザイン素材、音源素材など
その他	上記に当てはまらない支出

カテゴリは細かく分けすぎると入力が大変になります。

最初は5〜8個程度に絞っておくと、続けやすくなります。

領収書の有無もメモしておく

経費メモでは、領収書や明細があるかどうかも記録しておくと便利です。

たとえば、以下のように管理できます。

• あり
• なし
• 確認中

領収書や明細の有無を記録しておくと、あとで資料を探すときに役立ちます。

特にクレジットカード決済やオンラインサービスの支払いは、メールや管理画面から明細を確認することが多いため、備考欄に「メールに明細あり」「管理画面で確認」などと残しておくのもおすすめです。

事業利用メモを残すと見返しやすい

経費メモで意外と大切なのが、事業利用メモです。

同じ支出でも、あとから見ると「何のために使ったのか」が分からなくなることがあります。

たとえば、次のように簡単にメモしておくと分かりやすくなります。

内容	事業利用メモの例
Canva Pro	テンプレ画像作成用
書籍購入	業務改善の学習用
カフェ代	クライアントとの打ち合わせ
交通費	案件相談のための訪問

長く書く必要はありません。

「何のために使ったか」が分かる短いメモを残しておくだけでも、あとから確認しやすくなります。

経費メモを続けるコツ

支出が発生した日に入力する

経費メモは、あとでまとめて入力しようとすると忘れやすくなります。

できれば支出が発生した日に、日付、内容、金額だけでも入力しておくのがおすすめです。

最初から細かく分類しすぎない

カテゴリを細かく分けすぎると、入力時に迷いやすくなります。

最初は、通信費、ソフトウェア、書籍・教材費、交通費、会議費、素材費、その他など、少なめのカテゴリから始めると続けやすいです。

月末にまとめて見直す

毎日細かく確認するのが難しい場合は、月末にまとめて見直すだけでも十分です。

月末に以下を確認してみてください。

• 入力漏れの支出はないか
• 金額に誤りはないか
• 領収書や明細は確認できるか
• 事業利用メモが空欄のままになっていないか
• カテゴリがバラバラになっていないか

売上管理とあわせて見る

経費メモは、売上管理表とあわせて見ると、1ヶ月のお金の流れを確認しやすくなります。

売上だけを見ると順調に見えても、支出が増えている場合があります。

月末に、売上管理表と経費メモを一緒に確認すると、今月の収入と支出を振り返りやすくなります。

売上管理表の作り方は、以下の記事でも解説しています。

副業の売上管理表の作り方｜月別・案件別に収入を整理する方法

経費メモを作るときの注意点

経費になるかどうかを自己判断しすぎない

経費メモは、支出を整理するための記録表です。

記録した支出が実際に経費として扱えるかどうかは、事業内容、利用目的、支出の性質などによって異なります。

不明点がある場合は、税理士などの専門家に確認してください。

プライベート利用と混ざる支出に注意する

同じサービスや道具を、仕事とプライベートの両方で使うこともあります。

その場合は、どのような目的で使ったのか、事業利用メモに残しておくと見返しやすくなります。

ただし、按分や税務処理の判断が必要な場合は、専門家に確認するのがおすすめです。

領収書や明細の保管方法を決めておく

経費メモだけでなく、領収書や明細をどこに保管するかも決めておくと管理しやすくなります。

たとえば、以下のように決めておくと探しやすくなります。

• 紙の領収書は月別にまとめる
• オンライン明細は専用フォルダに保存する
• メールで届く明細はラベルを付ける
• 経費メモの備考欄に保管場所をメモする

テンプレを使うと経費メモを始めやすい

経費メモは、自分で一から作ることもできます。

ただし、項目を考えたり、カテゴリを決めたり、月別に見返せる形に整えたりするには少し手間がかかります。

テンプレを使えば、必要な項目があらかじめ用意されているため、支出が発生したときにすぐ記録を始めやすくなります。

副業スタート管理パックには、経費メモテンプレのほか、以下のテンプレも収録しています。

• 案件管理テンプレ
• 売上管理テンプレ
• 経費メモテンプレ
• 請求前チェックリスト
• 月次振り返りシート
• AI相談用プロンプト集

支出だけでなく、案件、売上、請求、月次振り返りまでまとめて管理したい方は、以下の商品ページをご覧ください。

あわせて読みたい記事・無料テンプレ

副業の管理を整えたい方は、以下の記事や無料テンプレもあわせてご覧ください。

• 副業の売上管理表の作り方｜月別・案件別に収入を整理する方法
• 副業の案件管理表の作り方｜請求漏れを防ぐ項目例つき
• 副業の月次振り返りのやり方
• 副業案件管理ミニテンプレ
• 月次振り返りシート

まとめ

副業の経費メモを作っておくと、支出の内容、金額、カテゴリ、支払方法、領収書の有無をあとから確認しやすくなります。

最初から完璧な管理表を作る必要はありません。

まずは、以下の項目から記録を始めるのがおすすめです。

• 日付
• 内容
• カテゴリ
• 金額
• 支払方法
• 領収書の有無
• 事業利用メモ

支出が発生した日に簡単に入力しておくと、あとからまとめて確認しやすくなります。

ただし、記録した支出が経費として扱えるかどうかは、事業内容や利用目的によって異なります。必要に応じて、税理士などの専門家に確認してください。

経費メモだけでなく、案件管理、売上管理、請求前チェック、月次振り返りまでまとめて整理したい方は、副業スタート管理パックもご活用ください。

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